Alumnos y expedientes
Registrar un alumno
Section titled “Registrar un alumno”Ve a Base de Alumnos en el menú lateral y haz clic en Nuevo Alumno.
Datos del alumno
Section titled “Datos del alumno”| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Nombre del alumno |
| Apellido | Sí | Apellido del alumno |
| No | Correo de contacto | |
| Teléfono | No | Número de WhatsApp para seguimiento |
| Fecha de nacimiento | No | Se usa para el indicador de cumpleaños del dashboard |
Matrícula automática
Section titled “Matrícula automática”Al guardar el registro, Kaltia asigna automáticamente una matrícula única al alumno con el formato:
KAL-YYYY-NNNNPor ejemplo: KAL-2026-0042. Esta matrícula es permanente y no cambia. Se usa para identificar al alumno en tickets PDF, expedientes y en el flujo de re-inscripción desde el micrositio (alumnos recurrentes).
Datos del tutor (menores de edad)
Section titled “Datos del tutor (menores de edad)”Si el alumno es menor de edad, puedes registrar los datos del responsable de pago (tutor):
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre del tutor | Nombre completo |
| Apellido del tutor | Apellido |
| Email del tutor | Para comunicación y envío de comprobantes |
| Teléfono del tutor | WhatsApp para envío de tickets PDF |
El tutor se crea como un registro independiente y se vincula automáticamente al alumno. Un tutor puede estar vinculado a múltiples alumnos (hermanos).
Preinscribir al momento del alta
Section titled “Preinscribir al momento del alta”Al registrar un alumno puedes opcionalmente preinscribirlo a un curso en el mismo formulario:
- Selecciona el curso
- Selecciona el grupo (filtrado por el curso elegido)
- Selecciona el ciclo
La inscripción se crea con estatus pendiente. Para activarla, cobra desde el Punto de Venta.
Si no seleccionas curso, el alumno queda registrado como prospecto (lead) sin inscripción activa.
Expediente del alumno
Section titled “Expediente del alumno”Haz clic en cualquier alumno de la lista para ver su expediente completo.
Datos de contacto
Section titled “Datos de contacto”- Nombre, email y teléfono del alumno
- Matrícula (
KAL-YYYY-NNNN) - Datos del tutor (si existe): nombre, email y teléfono
Inscripciones
Section titled “Inscripciones”Lista de todas las inscripciones del alumno con:
- Nombre del curso y grupo
- Ciclo escolar
- Estatus:
activo,pendienteobaja - Costos del curso (inscripción, mensualidad, pronto pago)
Historial de pagos
Section titled “Historial de pagos”Por cada inscripción, la lista de pagos registrados con:
- Monto y fecha de pago
- Mes pagado (para mensualidades)
- Método de pago: efectivo, transferencia o tarjeta
- Referencia de pago (si se capturó)
- Comprobante adjunto (si se subió un voucher)
Desde el historial puedes reimprimir el ticket PDF de cualquier pago haciendo clic en el botón de reimprimir.
Editar un alumno
Section titled “Editar un alumno”Desde el expediente puedes actualizar en cualquier momento:
- Datos del alumno: nombre, apellido, email, teléfono, fecha de nacimiento
- Datos del tutor: se crea o actualiza automáticamente al guardar
Re-inscripciones (alumnos recurrentes)
Section titled “Re-inscripciones (alumnos recurrentes)”Si un alumno ya estudió contigo en un ciclo anterior, puedes reinscribirlo de dos formas:
- Desde el POS: busca al alumno por nombre o matrícula y agrega una nueva inscripción
- Desde el micrositio: el alumno puede ingresar su matrícula (
KAL-YYYY-NNNN) para que el sistema lo identifique y no tenga que volver a llenar sus datos