Estructura académica

Antes de inscribir alumnos necesitas configurar tu estructura académica. El orden recomendado es: ciclos → cursos → salones → personal.

Ciclos escolares

Un ciclo es un periodo de tiempo que agrupa tus grupos y, por extensión, tus cursos. Puede ser un semestre, trimestre, bimestre, ciclo anual o cualquier periodo que uses en tu academia.

Crear un ciclo

Ve a Ciclos Escolares en el menú lateral:

1. Haz clic en Nuevo Ciclo
2. Define:
   • Nombre — ej: Ciclo 2026-A, Verano 2026, Enero–Junio 2026
   • Fecha de inicio — cuándo arranca el periodo
   • Fecha de fin — cuándo termina
3. Guarda. El ciclo queda activo y listo para asignarle grupos

Ciclo activo = cursos visibles en el micrositio

Solo los grupos que pertenecen a un ciclo con status activo aparecen en tu micrositio público. Si un ciclo no tiene grupos, o si el ciclo está inactivo, los cursos no se mostrarán en línea.

Desactivar un ciclo

Cuando un periodo termina, puedes marcarlo como inactivo desde su detalle. Sus grupos e inscripciones se conservan en el historial, pero dejan de aparecer en el micrositio.

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Cursos

Un curso es la materia o taller que ofreces: Guitarra, Ballet, Inglés, Karate, etc. Define qué enseñas y cuánto cuesta. Los grupos definen cuándo y dónde.

Crear un curso

Ve a Cursos en el menú lateral:

1. Haz clic en Nuevo Curso
2. Llena los campos:

Campo	Descripción	Ejemplo
Nombre	Nombre del curso	Guitarra acústica
Descripción	Texto que aparece en el micrositio	Aprende acordes desde cero
Costo de inscripción	Pago único al inscribirse	$500
Mensualidad	Pago mensual recurrente	$800
Pronto pago	Mensualidad con descuento aplicado	$720
Día límite de pago	Día del mes para el corte de pronto pago	5

3. Guarda. El curso aparece en tu catálogo y ya puedes crearle grupos

Pronto pago

Si el campo Pronto pago tiene un valor menor que Mensualidad, el micrositio mostrará ambos precios resaltando el descuento. Si son iguales o no configuras pronto pago, solo se muestra la mensualidad normal.

Editar un curso

Desde la lista de cursos, haz clic en el nombre para ver el detalle. Puedes modificar cualquier campo, incluidos los costos. Los cambios aplican a nuevas inscripciones; las inscripciones existentes conservan el precio con el que se registraron.

Eliminar un curso

• Si el curso tiene inscripciones o grupos, se marca como eliminado (soft delete) pero los datos históricos se conservan
• Si el curso no tiene dependencias, se elimina permanentemente

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Salones

Los salones representan los espacios físicos donde se imparten las clases (aulas, estudios, canchas, etc.).

Crear un salón

Ve a Salones en el menú lateral:

1. Haz clic en Nuevo Salón
2. Define:
   • Nombre — ej: Salón A, Estudio 1, Cancha, Sala de espera
   • Capacidad — cuántas personas caben
   • Descripción — opcional, para referencia interna
3. Guarda

La capacidad del salón sirve como referencia al asignar horarios. Desde el detalle de cualquier salón puedes consultar su ocupación y ver qué grupos o clases tienen reservado cada horario.

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Personal (maestros y staff)

Ve a Maestros y Personal en el menú lateral para registrar a tu equipo. El personal registrado puede asignarse como maestro en clases personalizadas.

Crear un miembro de personal

1. Haz clic en Nuevo
2. Llena:
   • Nombre y apellido — obligatorios
   • Email y teléfono — opcionales, para referencia interna
3. Guarda

Crear cuenta de acceso para un empleado

Si necesitas que un maestro o recepcionista pueda entrar al panel de Kaltia:

1. En la tarjeta del empleado, haz clic en + Crear cuenta de acceso
2. Define el correo electrónico y una contraseña temporal
3. Comparte las credenciales con el empleado
4. El empleado recibirá un correo de bienvenida

Los empleados con cuenta activa muestran una etiqueta “Cuenta activa” en su tarjeta. Cada empleado puede tener solo una cuenta vinculada.

Registra maestros primero

Registra a tus maestros antes de crear clases personalizadas, ya que el formulario de clase personalizada requiere seleccionar un maestro existente del catálogo.